1С-хранение данных на Яндекс.Диске

Расскажу как оптимизировать стоимость хранения информации и обеспечить оперативный доступ к ней из 1С через интерфейс Яндекс.Диск.

Бизнес заставляет предпринимателей хранить огромное количество данных, связанных с обязательствами компании. Это могут быть:

• Телефонные разговоры менеджеров
• Видео-звонки сотрудников
• Фотографии клиентов
• Ролики с камер наблюдения
• Файлы договоров, счетов, актов, накладных, спецификаций, внутренних документов и т.п.
• Прочие важные сведения

К этим данным обычно предъявляются серьезные требования как по безопасности хранения, так и по оперативности доступа к ним.

Крайне важно обеспечить привязку этих данных к значимым бизнес-сущностям, чтобы их поиск был быстрым и интуитивно-понятным.

О чем речь? Ну, например, очевидно, что телефонные звонки менеджеров лучше хранить в привязке к конкретному сотруднику или контрагенту, с которым он вел беседу, а видео с парковки служебного транспорта – в привязке к авто или к его водителю. При необходимости доступ к этой информации будет крайне легко получить: открыть нужный справочник или документ в 1С и выбрать искомый файл.

Это в теории. А что же на практике?

А на практике в штатных механизмах 1С не заложены инструменты для хранения объемных данных в структуре конфигураций. Более того это прямо не рекомендуется самой фирмой 1С в целях обеспечения быстродействия и логической целостности системы.

Получается, что в реальности база 1С существует сама по себе, а видео, фотографии и другая сопутствующая бизнесу документация лежит отдельно от нее. При этом доступность, актуальность и востребованность этих данных оставляет желать лучшего, фактически, превращая их в информационный хлам.

Вторая проблема, связанная с хранением больших данных, – ее высокая стоимость. Экономные управленцы вынуждены следить за достижением определенного порога их накопления, после чего архивировать или удалять ненужные сведения.

Так, например, можно хранить все письма от клиентов прямо в 1С, но даже в микро-бизнесе за полгода можно забить ими все место на арендуемом сервере и снова заняться его чисткой. Или переплачивать за объем хранимых данных. Экономно ли это? Нет! Ни по времени (которое бесценно), ни по деньгам.

Я знаю выход из этого положения через хранение данных 1С на Яндекс.Диске. Покажу, как это работает на примере 1С моего клиента.

Вот так я реализовал хранение технических заданий и любой другой проектной документации:

А вот так хранятся файлы релизов – результат работы, который предоставляет компания заказчику:

Физически эти файлы хранятся удаленно – в облаке Яндекс.Диска. Это очень удобно!

Эти файлы бывают очень большими и занимают много места. Средний объем файла конфигурации 1С (*.cf) – около 900Мб. При том, что в одном релизе могут передаваться несколько таких файлов, а во всем проекте их может быть десяток и более. Тем не менее, они удобно привязаны к системе управления проектами на базе 1С и всегда под рукой, что повышает качество доступа к информации.

И что еще более важно – они совсем не занимают места на сервере заказчика и не заставляют «пухнуть» его базу!

Управление этими файлами берет на себя 1С. Из скриншотов видно, что вы без проблем можете:

• Загрузить файл в систему
• Скачать файл из системы
• Сделать важный комментарий
• Отправить письмо клиенту с вложением файлов

И это все делает 1С, используя технологии внешнего хранения. Место на вашем жестком диске остается свободным, а 1С не тормозит!

Теперь о стоимости такого хранения.

Вот тарифы Я.Диска на использование своих мощностей для аренды полезного пространства в облаке:

А сколько вы заплатите за обычный хостинг с таким объемом свободного пространства в месяц? А теперь посчитайте экономию в деньгах. Кстати, при расчетах необходимо учесть объем упускаемой ранее выгоды из-за медленной скорости доступа к нужной информации.

Это был лишь пример. Я сделал это для своего клиента, а значит, могу предложить и вам!

Сценарии хранения данных могут быть абсолютно любыми. Все зависит от ваших потребностей:

• Храните картинки товаров
• Видео-отчеты строящихся объектов
• Фотографии клиентов и их договора
• Документы на получение банковских гарантий по сделке
• Аудио-записи холодных звонков

Я обеспечу удобную и безопасное интеграцию вашей 1С и хранение этих сведений в облаке (кстати, оно может быть любым – не обязательно пользоваться именно сервисами Яндекса), проконсультирую по имеющимся на рынке возможностям и тарифам.

Вам останется лишь заказать внедрение и пользоваться благами ИТ-технологий.