Выдача денежных средств под отчет в 1С

Пример:

Подотчетному лицу были выданы денежные средства для приобретения принтера фирмы HP в магазине. Подотчетник приобрел принтер и отчитался за выданные денежные средства. Далее выяснилось, что принтер бракованный, и его необходимо вернуть продавцу.

Рассмотрим отражение данного примера в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Выдача денежных средств подотчетнику

Для выдачи денежных средств подотчетному лицу можно оформить документ «Расходный кассовый ордер» (наличные) или «Платежное поручение исходящее» (перевод на банковскую карту). Создадим документ «Расходный кассовый ордер».

Меню: Документы – Денежные средства – Касса – Расходные кассовые ордера

Добавим документ, выберем операцию «Выдача денежных средств подотчетнику»:

Далее укажем выдаваемую сумму – 16000 руб. и подотчетное лицо – Козлов Н.И.:

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Посмотреть состояние взаиморасчетов с подотчетными лицами можно в отчете «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».

Меню: Отчеты – Закупки – Взаиморасчеты – Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами

Сформируем отчет:

Отчет формируется за период, колонки «Начальный остаток» и «Конечный остаток» содержат долг подотчетника на начало и конец периода отчета соответственно. Если долг положительный, значит подотчетник должен организации. Если долг отрицательный, значит наша организация должна подотчетному лицу.

В колонке «Приход» будут содержаться суммы выданных в подотчет денег. Колонка «Расход» будет заполняться, если подотчетник отчитается за потраченные средства или вернет их в кассу организации.

Авансовый отчет

Подотчетник должен отчитаться о потраченных средствах с помощью документа «Авансовый отчет».

Меню: Документы – Закупки – Авансовые отчеты

Оформить авансовый отчет можно вручную или на основании документа «Расходный кассовый ордер». Воспользуемся вводом на основании. Для этого откроем список расходных ордеров и на основании нужного расходного ордера создадим документ «Авансовый отчет».

В документе уже заполнена организация, подотчетное лицо, закладка «Авансы». Выберем склад, на который будем принимать купленный товар:

Далее перейдем на закладку «Товары» и заполним информацию о купленном принтере. Выберем номенклатуру «Принтер HP», укажем цену принтера (15700 руб.), количество, ставку НДС (18%):

Далее в правой части таблицы поставим флаг «СФ», укажем поставщика принтера, дату и номер товарного чека:

Для автоматического создания документа «Счет-фактура полученный» нажмем над таблицей кнопку «Заполнить – Зарегистрировать предъявленные счета-фактуры»:

Так как принтер стоит меньше 16000, нужно вернуться на закладку «Авансы» и исправить сумму в колонке «Израсходовано»:

Как только суммы «Израсходовано авансов» и «По отчету» внизу совпадут – документ можно провести.

После проведения документа на складе появился принтер HP и изменилось состояние взаиморасчетов с подотчетником.

Еще раз сформируем отчет по взаиморасчетам с подотчетными лицами, теперь конечный остаток долга – 300 руб.:

Оставшиеся денежные средства подотчетник должен вернуть в кассу организации с помощью документа «Приходный кассовый ордер».

Меню: Документы – Денежные средства – Касса – Приходные кассовые ордера

Данный документ также можно создать на основании расходного кассового ордера. При этом все реквизиты документа заполнятся автоматически:

Проведем и закроем документ по кнопке «ОК».

Еще раз сформируем отчет по взаиморасчетам, чтобы убедиться в отсутствии долга:

Возврат бракованного товара

Выяснилось, что купленный принтер бракованный, и его нужно вернуть поставщику. Данная операция отражается документом «Возврат товаров поставщику».

Меню: Документы – Закупки – Возвраты товаров поставщикам

Добавим новый документ, укажем склад, продавца принтера в качестве поставщика. В табличную часть добавим товар «Принтер HP», укажем количество и цену (15700 руб., как и при покупке):

Проведем документ по кнопке «Провести» и создадим счет-фактуру по гиперссылке «Ввести счет-фактуру»:

Все реквизиты заполнены автоматически, проведем документ по кнопке «ОК».

После оформления возврата у поставщика принтера появился долг перед нашей компанией. Он должен вернуть нам денежные средства, полученные за принтер. Для этого на основании возврата товаров поставщику можно оформить приходный кассовый ордер (наличные) или платежное поручение входящее (безнал).

Поставщик вернул нам деньги наличными, создадим на основании возврата документ «Приходный кассовый ордер» (используем кнопку ввода на основании). Организация, контрагент, договор и сумма документа заполняются автоматически. Укажем кассу, в которую поступили деньги:

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

С помощью отчета по взаиморасчетам убедимся, что никаких долгов у поставщика нет.

Меню: Отчеты – Закупки – Взаиморасчеты – Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами

Сформируем отчет только по поставщику Light, для этого укажем его в качестве контрагента в настройке отчета:

Как видим, конечный остаток равен 0, значит никаких долгов у контрагента нет.