Прочие расходы в управленческом учете в «1С:Управление торговлей 8.3 (ред. 11.2)»

Под прочими расходами организаций обычно понимают расходы, которые не включаются непосредственно в себестоимость товаров или продукции, но влияют на финансовый результат. Это расходы на заработную плату, содержание офисов, рекламу и т. д.

Принципы отражения прочих расходов в «1С:Управление торговлей» те же, что и принципы отражения транспортно-заготовительных расходов (ТЗР). Об отражении ТЗР читайте в наших предыдущих материалах.

Расходы оформляются с помощью таких документов, как поступление товаров и услуг, поступление услуг и прочих активов, авансовый отчет и некоторых других; также возможно отражение расходов непосредственно платежными документами. Различие между прочими расходами и ТЗР – в настройке статьи расходов, которую указывают в документе расходов. Чтобы прочие расходы отражались в финансовых результатах, их относят на направления деятельности.

Рассмотрим несколько вариантов прочих расходов и их отражение в управленческом учете программы.

Расходы на рекламу. Распределение по направлениям деятельности пропорционально доходам

Задача 1:

Наша организация оплатила рекламную кампанию, продвигающую имидж организации. Необходимо для целей управленческого учета распределить расходы на рекламу между направлениями деятельности пропорционально выручке.

Статья расходов

Раздел: Финансовый результат и контроллинг – См. также – Статьи расходов

Создадим новую статью, назовем ее в нашем примере «Реклама (на направления деятельности)». Укажем параметры:

1. Вариант распределения: «На направления деятельности» (обычно он уже указан по умолчанию).
2. Способ распределения. Создадим новый способ «Пропорционально доходам», указав для него:
   • правило распределения «Пропорционально доходам»;
   • в табличной части способа по кнопке «Добавить» укажем направления деятельности, между которыми должны распределяться расходы (если направления деятельности не указывать, распределение произойдет между всеми направлениями, по которым возник доход).
   Выберем способ в статью.
3. Вид аналитики расходов: при данных настройках он имеет информационный характер и не влияет на распределение расходов. В нашем примере выберем «Клиент».

Расходы на рекламу

Для отражения расходов воспользуемся документом «Поступление услуг и прочих активов».

Раздел: Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Поступление услуг и прочих активов

Создадим новый документ, на вкладке «Основное» укажем поставщика рекламных услуг, на вкладке «Расходы и прочие активы» – наименование услуги и ее стоимость (в нашем примере – 50 000 руб.). В графе «Статья расходов/активов» выбираем нашу статью «Реклама (на направления деятельности)». Поскольку в статье был указан вид аналитики «Клиент», система автоматически подставила в графу «Аналитика» того партнера, который указан как поставщик услуг. При необходимости значение аналитики можно изменить.

Проведем и закроем документ.

Финансовые результаты

Чтобы система произвела распределение расходов, выполним закрытие текущего месяца с помощью соответствующей регламентной обработки. Затем сформируем отчет о финансовых результатах.

Раздел: Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Финансовые результаты

Отчет формируется в валюте управленческого учета. Расходы на рекламу учтены и распределены между направлениями деятельности пропорционально доходам по этим направлениям (согласно настройкам статьи расходов).

В случае если расходы должны быть отнесены только на одно направление деятельности, можно воспользоваться другим решением. А именно – создать для этой цели универсальную статью расходов с вариантом распределения «На направления деятельности» и видом аналитики расходов «Направление деятельности», способ распределения в этой статье указывать не нужно. Тогда в документе, отражающем расход, достаточно будет выбрать эту статью и указать в качестве аналитики требуемое направление деятельности. Расходы будут отнесены на это направление.

Расходы на аренду. Распределение по направлениям деятельности пропорционально расходам

Задача 2:

Организация арендует складские помещения, на которых хранятся товары для оптовой и розничной продажи. Для целей управленческого учета расходы на аренду необходимо распределить на финансовый результат по соответствующим направлениям деятельности (в нашей организации это «Оптовые продажи» и «Розничные продажи») пропорционально расходам по этим направлениям.

Расходы на аренду отразим так же, как и в предыдущем примере, – документом «Поступление услуг и прочих активов». При заполнении документа создадим новую статью расходов «Аренда склада (на направления деятельности)», в которой укажем:

1. Вариант распределения: «На направления деятельности».
2. Способ распределения. Создадим новый способ «Пропорционально расходам (опт и розница)», указав для него:
   • правило распределения «Пропорционально доходам»;
   • в табличной части добавим направления деятельности: «Оптовые продажи» и «Розничные продажи».
   Выберем способ в статью.
3. Вид аналитики расходов: в нашем примере укажем «Склад».

Выберем статью в документ, проведем и закроем его.

Затем выполним закрытие текущего месяца, чтобы расходы были распределены, и снова сформируем отчет о финансовых результатах. Расходы на аренду склада распределены между двумя выбранными направлениями деятельности пропорционально расходам.

Расходы на услуги банка. Распределение по направлениям деятельности пропорционально валовой прибыли

Задача 3:

Ежемесячно банк списывает с расчетного счета организации определенную сумму за расчетно-кассовое обслуживание. Необходимо для целей управленческого учета распределить эти расходы между направлениями деятельности пропорционально валовой прибыли.

Особенность выполнения этой задачи в «1С:Управление торговлей» в том, что в данном случае расходы учитываются непосредственно платежным документом – «Списание с расчетного счета».

Раздел: Казначейство – Банк – Безналичные платежи

Создадим новый документ списания с видом операции «Прочий расход». На вкладке «Основное» укажем сумму, реквизиты плательщика и получателя. На вкладке «Расшифровка платежа», кроме обычных реквизитов, появились поля «Статья расходов/активов» и «Аналитика расходов». При заполнении создадим новую статью расходов «Услуги банка (на направления деятельности)», в которой укажем:

1. Вариант распределения: «На направления деятельности».
2. Способ распределения. Создадим новый способ «Пропорционально валовой прибыли», указав для него:
   • правило распределения «Пропорционально валовой прибыли»;
   • в табличной части добавим необходимые направления деятельности.
   Выберем способ в статью.
3. Вид аналитики расходов. Выберем «Прочие расходы», в этом случае пользователь сам может произвольно создавать аналитические разрезы.

Выберем статью в документ. В поле «Аналитика расходов» для нашего примера создадим позицию, соответствующую используемому расчетному счету (для аналитики по расчетным счетам).

Заполним остальные реквизиты документа. Обратите внимание на поле «Период возникновения». Это период, в котором будут учтены расходы. Он может отличаться от периода платежа. В нашем примере такого отличия нет, поэтому указываем здесь дату платежа.

Проведем и закроем документ. Затем выполним закрытие текущего месяца и сформируем отчет о финансовых результатах. В отчете будут отражены услуги банка, распределенные по направлениям деятельности.