Отправка документов в 1С

Получить консультацию, оформить заказ, сделать запрос на доработку или получить техническую поддержку по данному решению можно в нашем телеграм поддержки готовых решений: @SpecPortalSolutions

Решение для тех, кому необходимо отправлять комплекты документов клиентам в больших объемах. Делает доступной в 1С пакетную отправку любых печатных форм, которые используются в вашей конфигурации.

С помощью отправки документов в 1С вы сможете решать такие кейсы:

1. Выставлять клиентам акты оказанных услуг за прошедший месяц;
2. Делать через 1С рассылку счетов по всем совершенным отгрузкам;
3. Выполнять отправку УПД, счетов-фактур, накладных и других документов по сделкам;
4. Осуществлять автоматическую отправку актов сверки из 1С для уточнения состояния взаиморасчетов с вашими клиентами.

Модуль сформирует печатные формы и выполнит отправку писем из 1С, прикрепив к ним нужные документы в виде вложений.

И еще немного примеров использования отправки документов через 1С

Вебстудия оказывает услуги по доработке сайтов. Акты формируются по мере закрытия работ в течение месяца, но их доставка происходит один раз в месяц через 1С отправкой документов по почте. При этом клиенты, получающие услугу по абонентской схеме, не должны участвовать в рассылке в связи с индивидуальным периодом обслуживания.

Компания предоставляет транспортные услуги разным категориям клиентов. Обычные клиенты сначала оплачивают услугу, а потом получают ее. В то время как VIP-клиенты могут совершать некоторое количество поездок на условиях кредита и только в конце месяца получат общий счет. Модуль 1С рассылки писем отправит счета только VIP-клиентам.

Эти и подобные задачи легко решаются за счет гибких отборов, представленных в настройках:

1. По виду документов. Можно отобрать только накладные или только акты сверки расчетов, или любой другой вид документа, с нужным макетом.
2. По организации. Этот отбор удобен, когда нужно отправить документы от имени конкретного юридического лица.
3. По макетам. В рассылку попадут только те печатные формы, которые нужны вашим клиентам. Ничего лишнего!
4. По контрагентам. Можно делать отборы по определенным группам клиентов, а также по любым дочерним полям.
5. По товарам (услугам) в документах. Отобрать все отгрузки с услугой «IP-телефония»? – для нашей рассылки нет ничего проще!

Функционал отправки документов в 1С

Пошаговый алгоритм работы с оправкой документов в 1С выглядит следующим образом.

На первом этапе вы настраиваете необходимые отборы:

Для лучшего восприятия можно также применить сортировку – так вы быстрее сориентируетесь в обилии документов, если их много. Период автоматически устанавливается в значение «Этот месяц», но вы можете выбрать любой другой.

Затем вы нажимаете кнопку «Заполнить» и получаете выборку необходимых данных:

С полученной таблицей будет происходить вся дальнейшая работа.

Чтобы в рассылке были только необходимые документы, нужно указать, какие макеты предстоит использовать:

По выбранным макетам будут сформированы печатные формы и выполнена отправка документов из 1С. Чтобы посмотреть состав предстоящей рассылки нужно нажать кнопку «Заполнить документы»:

Вывести какой-либо документ на просмотр можно простым позиционированием курсора на нужной строке:

На третьем этапе происходит настройка параметров письма и их массовая рассылка из 1С:

Письма также можно распечатать. Это бывает удобно, когда необходимо отправить бумажные письма клиентам, не подключенным к электронному документообороту и отнести их на почту.

Как выполняется отправка документов в 1С

Отправка документов в 1С происходит по нажатию на кнопку «Отправить письма» следующим образом:

1. Все письма группируются по клиентам;
2. Формируются печатные формы, согласно выбранным макетам;
3. Готовые документы укладываются в письма в виде вложений;
4. Формируется тема и текст письма;
5. Письмо отправляется.

Для генерации текста могут быть использованы переменные. Если в процессе отправки документов по почте 1С встретит переменную, то попробует заменить ее значением из базы данных. Для этих целей предусмотрены следующие переменные:

• Период отправки;
• Представление отправителя;
• Представление организации;
• Список документов;
• Представление получателя.

Вот так может выглядеть ваш шаблон:

Письма из рассылки могут быть отправлены сразу или согласно настроенному заданию в определенное время.