Заказ поставщику и поступление заказанных товаров

Рассмотрим закупку товаров у поставщика по предварительному заказу, без применения ордерной схемы.

Событие:

Организация ООО «Стройснаб» заказала поставщику «Ассоль» товар – холодильники «BOSH» и «Стинол», по 10 штук. Заказ был подтвержден поставщиком, затем выполнен в два этапа, оформлены два документа поступления.

Оформим этот процесс в конфигурации 1С:Управление торговлей, редакции 11.3. (Пример выполнен в стандартной демонстрационной базе, с использованием сведений, которые содержатся в демо-базе при поставке).

Содержание:

• Нормативно-справочная информация (НСИ)
• Заказ поставщику
• Отчет по ожидаемым товарам
• Оформление поступления на основании заказа поставщику
• Контроль выполнения заказа
• Оформление поступления через «Накладные к оформлению»

Нормативно-справочная информация (НСИ)

Программа позволяет гибко настраивать функционал, связанный с заказами поставщикам. Для этого служит форма настройки закупок.

НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки

Настройка заказов

Чтобы отражение заказов поставщикам было возможны в программе, необходимо, чтобы в подразделе «Заказы поставщикам» формы настройки закупок стоял флаг «Заказы поставщикам». Здесь же есть флаги для настройки следующих функций: оформление поступления товаров по нескольким заказам, контроль поступления товаров и контроль оплаты (выполняется при закрытии заказа), возможность корректировки поступления, фиксация причин отмены заказов. По умолчанию в демо-базе все эти функции включены.

Настойка статусов документов

Для некоторых документов, в том числе для заказов поставщикам, в программе 1С предусмотрены статусы. Они позволяют более подробно контролировать процесс обработки заказа. Включение статусов доступно в той же форме настройки закупок, в подразделе «Статусы документов» (раскрывается внизу формы). По умолчанию в демо-базе статусы включены, в нашем примере мы тоже будем ими пользоваться.

Заказ поставщику

Зайдем в журнал заказов и создадим новый документ по кнопке «Создать».

Закупки – Закупки – Заказы поставщикам

Основная информация

В новом заказе на первой вкладке «Основное» укажем поставщика, организацию, склад, на который планируется поступление товаров (в нашем примере это – склад без применения ордерной схемы документооборота). Хозяйственная операция указана автоматически – «Закупка у поставщика». Номер документу будет присвоен программой при записи.

Товары в документе «Заказ поставщику»

На вкладке «Товары» нужно указать товары, которые мы заказываем. Как и в других видах документов, в которых есть табличная часть «Товары», занести позиции можно разными способами:

• добавить строки по кнопке «Добавить» и заполнить их вручную;
• подобрать товары через форму подбора, доступную по кнопке «Заполнить» – «Подобрать товары»;
• вставить из буфера обмена ранее скопированные строки другого документа.

Совет. Если требуется в новый документ занести товары, которые уже отражены в другом документе (например, в документе поступления), в том же количестве, а ввод на основании невозможен, то можно воспользоваться буфером обмена. Для этого следует:

1. В исходном документе выделить строки с нужными позициями (для выделения нескольких строк удерживать Ctrl) и скопировать их по кнопке «Скопировать строки» или команде контекстного меню.
2. В новом документе в табличной части нажать «Вставить строки».

Занесем товары в заказ любым удобным способом. (В нашем примере это холодильники, с видом номенклатуры «Холодильники», который есть в демо-базе).

В текущем примере мы пока не касаемся таких тем как номенклатура поставщика, характеристики, назначение, виды цен, скидки. Они будут рассмотрены в следующих статьях.

Дата поступления заказанных товаров

Внизу вкладки «Товары» в заказе поставщику находятся поля для ввода даты поступления товаров. У нас предполагается поступление одной датой, указываем ее в соответствующем поле. В случае, если ожидается поступление разных товаров в разные дни, флаг «Поступление одной датой» нужно снять и для каждого товара указать даты в строках табличной части (в появившейся графе).

Статусы заказа поставщику

Если соответствующая настройка программы включена, то в заказе отображается его статус. Он может принимать значения:

• «На согласовании» – заказ проходит согласование внутри компании.
• «Согласован» – заказ согласован внутри компании.
• «Подтвержден» – заказ подтвержден поставщиком.
• «Закрыт» – заказ выполнен или закрыт по иным причинам.

Важно. Поступление товаров возможно только по заказу, имеющему статус «Подтвержден» (при включенных статусах заказов в программе).

По умолчанию программа устанавливает в заказе статус «Согласован». Изменим его на «Подтвержден»:

Проведем заказ обычным способом, по кнопке «Провести» или «Провести и закрыть».

Отчет по ожидаемым товарам

Для наглядности создадим еще один аналогичный заказ поставщику с теми же данными (организация, поставщик, товары), но укажем в нем дату поступления товаров на 5 дней позже.

Затем откроем панель отчетов по складу.

Склад и доставка – Отчеты по складу

Сформируем отчет «Остатки и доступность товаров» по нашему складу. Для каждого товара указано текущее доступное количество, ожидаемый приход (в целом), и ожидаемое доступное количество на даты поступления, которые были указаны в двух заказах.

Оформление поступления товаров на основании заказа поставщику

Предположим, что поставщик отгрузил часть товаров по первому заказу, товары пришли на склад нашей организации. Чтобы не заполнять вручную документ поступления, создадим его на основании заказа.

Рекомендуем. Ввод новых документов, данные для которых уже содержатся в других ранее созданных документах, в программе 1С можно выполнить с помощью механизма создания на основании.

Чтобы им воспользоваться, необходимо:

1. Выделить в списке или открыть документ, на основании которого мы хотим создать новый.
2. Нажать кнопку «Создать на основании» (как правило, она доступна и в списке документов, и в открытом документе).
3. Выбрать вид документа, который необходимо создать.

Будет создан новый документ, полностью или частично заполненный данными из документа-основания. Данные доступны для изменения.

Откроем первый введенный нами заказ поставщику и по кнопке «Создать на основании» выберем «Поступление товаров и услуг»:

Создан новый документ поступления, заполненный всеми данными. На вкладке «Основное» мы видим ссылку на заказ, по которому оформлено поступление товаров:

Поскольку товары поставлены лишь частично, перейдем на вкладку «Товары» и изменим количество товаров. Цены в документе поступления тоже доступны для изменения, но сейчас менять их не будем.

Проведем документ поступления.

Контроль выполнения заказа

Информация в списке заказов

Состояние заказов отображается в списке документов «Заказы поставщику»:

Закупки – Закупки – Заказы поставщикам

После того, как оформлено поступление товаров по заказу, в списке появляется процент поступления. В нашем случае первый заказ выполнен на 51%, долг по нему также составляет 51%, так как оплаты не было.

Отчет о состоянии выполнения

Из списка заказов можно открыть отчет о состоянии выполнения конкретного заказа двойным щелчком по строке заказа в графе «Текущее состояние».

Этот же отчет открывается из документа «Заказ поставщику» по кнопке «Отчеты» – «Состояние выполнения»:

В отчете отображено планируемое и фактическое поступление товаров в стоимостном и количественном выражении, а также состояние оплаты:

Оформление поступления товаров по заказу через «Накладные к оформлению»

Другой способ, которым можно создать документ поступления заказанных товаров – специальная страница «Накладные к оформлению». Отразим этим способом поступление оставшихся товаров по первому заказу.

Откроем список документов закупки.

Закупки – Закупки – Документы закупки (все)

Из него перейдем по ссылке «К оформлению: Накладные»:

Здесь на открытой по умолчанию вкладке «К оформлению (Заказы)» отображены заказы, по которым ожидается поступление. Обратите внимание на пиктограмму состояния: одна «стрелка» говорит о том, что заказ частично выполнен, две – что заказ не выполнен.

Для оформления поступления по заказу выделяем нужный заказ и нажимаем «Оформить»:

Создан заполненный документ поступления, при этом учтено ранее введенное поступление. В новом документе указаны только те товары, которые осталось получить по заказу:

Проведем и закроем документ поступления. После этого заказ исчезнет из списка «Накладные к оформлению», так как он полностью выполнен. Документ поступления будет сохранен в журнале «Документы закупки (все)».

В списке «Заказы поставщикам» можно видеть, что теперь процент поступления нашего первого заказа равен 100%, таков же и процент долга. Текущее состояние заказа выглядит как «Ожидается оплата (после поступления)» – это означает, что товар поступил, необходимо его оплатить.

Ту же информацию можно увидеть и в отчете о выполнении заказа (см. раздел «Контроль выполнения заказа» в этой статье).

Сформируем отчет «Остатки и доступность товаров»:

Склад и доставка – Отчеты по складу

В нем тоже есть изменения: количество товаров в наличии и в доступе увеличилось, а ожидаемое – уменьшилось.

Читайте наши следующие статьи об основных бизнес-процессах оптовой торговли и их отражении в 1С.