Выгрузка из 1С в СБИС: внешняя обработка для ЭДО

Уважаемые клиенты!

Последовательное развитие данного решение и внедрение в него новых инструментов автоматизации привело к выпуску нового продукта: Интеграция со СБИС для 1С Бухгалтерии 3.0

Готовое решение для выгрузки документов из 1С в систему электронного документооборота СБИС.

Работает без подписки ИТС!

Продукт подойдет компаниям любого масштаба для быстрого и регулярного обмена электронными документами со своими клиентами.

Типовые кейсы использования:

• Еженедельная отправка актов по выполненным работам.
• Ежемесячная / ежеквартальная отправка актов сверки взаиморасчетов.
• Отправка любых документов по регулярно-оказываемым периодическим услугам, таким как: интернет-обслуживание, коммунальные услуги, услуги аренды, расчеты за связь, абонентское обслуживание и т.п.
• Массовая отправка покупателям сопроводительных документов по приобретенным товарно-материальным ценностям без привязки к конкретному периоду.

Предпосылки к покупке

• Поступают жалобы от клиентов о задержке закрывающих документов;
• Документооборот вырос, персонала не хватает, а затраты на отправку бумажных документов стали неоправданно высокими;
• Есть желание упорядочить процесс отправки, сделать его понятным и контролируемым;
• Пришло понимание, что доставка документов до клиентов – это часть хорошего сервиса наравне с основной деятельностью;
• Документы отправляются как электронно так и на бумажных носителях;
• Клиенты компании больше не желают получать бумажные документы.

Благодаря выгрузке из 1С в СБИС проблема утери документов и их своевременной доставки до контрагентов будет закрыта максимально быстро.

Преимущества интеграции со СБИС

• Дружественная ценовая политика, широкая линейка пакетов и услуг.
• Большая клиентская база. Подключиться к СБИС означает стать ближе к своим партнерам, которые пользуются услугами этого оператора.
• Отсутствие регулярной (абонентской) платы. В отличие от многих других операторов, СБИС не берет плату за подключение и использование API.
• Бесшовная интеграция – никаких промежуточных выгрузок в файлы и последующих загрузок.
• Бесплатный роуминг. Вы отправляете документ в СБИС, а он приходит вашему клиенту, например в Диадок или другому оператору.

Для использования решения никаких подписок не нужно. В том числе ИТС.

Ваши затраты это:

• Стоимость решения. Этот расход выполняется единожды!
• Стоимость пакета отправок по тарифам оператора. Это расход вы уже несете (если пользуетесь СБИС).

Какие печатные формы можно загрузить в СБИС из 1С?

Из 1С отправляются все типовые формы, которые можно распечатать обычным образом из документов «Счет на оплату», «Реализация товаров и услуг», «Акт сверки расчетов с контрагентом» и соответствующих им журналов.

• Счета на оплату покупателя
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Товарная накладная (ТОРГ-12)
• Счет-фактура выданный
• Акт на передачу прав
• Акт на оказание услуг
• Расходная накладная
• Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15)
• Товарно-транспортная накладная (1-Т)
• Транспортная накладная
• Акт сверки
• Письмо об оплате задолженности

Интеграция и настройка решения предельно проста и может быть выполнена любым пользователем самостоятельно.

В комплекте с программой передается исчерпывающая инструкция по запуску и эксплуатации решения. Каких-либо специальных знаний не требуется.

Как обычно организован процесс отправки документов до клиентов?

В среднестатистической организации документы формирует бухгалтер или менеджеры по продажам. При этом, зачастую, нет какого-либо четко определенного плана, обозначающего контрольные точки или хотя бы вехи этого процесса. Ответственность за отправку размыта между его участниками, а директор не имеет реального контроля.

Если обязанность по отправке документов лежит на менеджерах, то любые обстоятельства, как например болезнь или отпуск, а также банальная забывчивость или усталость могут принести компании проблемы. Еще хуже, если этим занимается секретарь или какой-то временный персонал.

При таком подходе роль человеческого фактора будет неизбежно высока – документы будут теряться, а клиенты проявлять недовольство.

Типовой сценарий действий такой:

• Бухгалтер собирает необходимые документы по журналам. Если за месяц клиент сделал несколько покупок, нужно их найти. Если что-то упустить – возникнет проблема – придется выслушивать недовольство клиента и высылать ему недостающие документы.
• Найденные документы сохраняются в папку на диске для дальнейших действий. Что это за действия? – Зависит от принятого с клиентом формата обмена.
• Часть документов из папки направляется по электронной почте. При этом бухгалтер должен создать письмо, вставить электронный адрес и текст, приложить нужные документы и желательно не ошибиться. И так по каждому клиенту.
• Другая часть документов загружается в личный кабинет оператора ЭДО в ручном режиме, подписывается с помощью ЭЦП и отправляется.
• Оставшиеся документы распечатываются, укладываются по конвертам и сотрудник несет их на почту или отправляет курьерской службой.

На практике эти действия могут занимать 100% времени сотрудника в определенные дни или же перманентно. В некоторых организациях это отдельная должность с несколькими штатными единицами. Так называемый расчетный отдел.

Как будет происходить обмен после интеграции 1С и СБИС?

В обозначенный день – это может быть некоторое число месяца, следующего за отчетным – бухгалтер откроет внешнюю обработку в 1С.

В привычном интерфейсе выполнит необходимый ему отбор документов, которые планирует отправить в СБИС.

Нажмет кнопку «Выгрузить в СБИС».

После этого документы автоматом попадут в интерфейс личного кабинета оператора, где их можно будет отметить галочками и подписать в групповом режиме.

Обработка выполнена таким образом, чтобы документы каждого клиента загружались в свой пакет. Это сводит стоимость отправки до минимума и экономит ваши средства!

Оставшиеся документы можно автоматически отправить контрагентам по электронной почте – 1С сама сформирует им письма и приложит документы – или распечатать.

По отправленным документам можно сформировать отчет для руководителя. Это поможет менеджменту быть в курсе процесса и обеспечить прозрачный контроль за ним.

Какие доработки можно внести в решение?

Решение можно адаптировать под ваши задачи сообразно целям бизнеса и удобству использования.

Возможные доработки:

1. Автоматическая отправка документов по расписанию
2. Интеграция с другими системами ЭДО
3. Отправка электронных писем по заданным шаблонам
4. Выгрузка документов на файлообменники, например на Яндекс.Диск
5. Отправка заявок на настройку роуминга на почту оператора
6. Загрузка поступающих документов в вашу 1С – любые источники

Доработки выполняются по запросу с учетом загрузки автора на момент обращения.

Технические особенности

Решение предназначено для использования с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0. Всестороннее тестирование и рабочее апробирование проводилось на релизе 3.0.135.22.

В данный момент успешно эксплуатируется в нескольких организациях ЖКХ и сферы услуг.

Продукт представляет собой внешнюю обработку (*.epf), что обеспечивает его легкое внедрение в рабочую базу и не усложняет процесс обновлений.

Обновления решения в течение полугода с момента покупки выполняются бесплатно.

Решение содержит в себе следующий функционал:

• Гибкие отборы данных для последующей обработки.
• Возможность выбора печатных форм.
• Отправка выбранных печатных форм на email ответственных лиц с отчетом для руководителя.
• Отправка выбранных печатных форм в СБИС.
• Отправка выбранных печатных форм на принтер.
• Сохранение выбранных печатных форм.

Богатые настройки решения позволяют печатать и сохранять документы с различными параметрами:

Чтобы почтовый сервер не попал в бан есть возможность указать интервал задержки отправки сообщений.