Как посчитать выгоду от автоматизации 1С?

Бизнес – это про деньги. Но давайте признаемся, в большинстве случаев мы даже не пытаемся посчитать экономический эффект от автоматизации отдельно взятого участка деятельности. Не говоря уже об автоматизации предприятия целиком. Мы просто закрываем глаза на потери от неэффективного ручного труда или действуем слепо, пребывая в полном неведении относительно того, насколько предлагаемые нам решения окупаемы и в целом полезны для организации.

В такой ситуации говорить о развитии не приходится.

Вопросы эффективности в автоматизации малого бизнеса стоят особенно остро. Микро-бизнесу, где руководитель с утра до ночи крутится как белка в колесе, вообще некогда считать. Решения принимаются сумбурно на коленке, на уровне «мне кажется, это нам подойдет» или «нет, думаю, что это дорого для нас».

Ничего общего с реальной экономикой внедрения такие решения не имеют – скорее они являются отражением субъективного видения ситуации руководителем предприятия или другого ответственного лица.

Бизнес должен опираться на цифры и твердый расчет, остальное – сумятица, подкрепляемая слухами, домыслами и имеющимся управленческим опытом конкретного лица, который не всегда однозначен.

Сегодня я расскажу, как быстро принять действительно взвешенное решение о пользе автоматизации для бизнеса.

Мы научимся рассчитывать эффективность любого внедрения, независимо от масштабов организации, обосновывать этот расчет в деньгах, а не на пальцах, оперируя реальными данными. Не интуицией и эмоциями, а цифрами и процентами, которые так любят спонсоры, коммерческие директора и высший управленческий персонал, включая собственников любого бизнеса.

Исходные данные для расчета эффективности автоматизации

Понятно, что до того как мы приняли решение что-то автоматизировать, это «что-то» делается вручную. А значит, на это тратятся деньги организации и время персонала. Осталось выяснить в каком объеме и можно приступать к расчету эффективности.

Допустим, мы подумали и решили, что бухгалтер нашего небольшого интернет-магазина Танечка, много времени тратит на оформление приемки товара в 1С, но мы не знаем точно, выгодно ли нам вкладываться в автоматизацию этого процесса.

Тогда мы звоним в компанию по обслуживанию 1С и узнаем стоимость решения. Оно позволит Танечке нажатием пары кнопок загружать накладные от поставщиков в электронном виде.

Наш подрядчик сказал, что работа по автоматизации неблагодарного Танечкиного труда будет стоить 64 000 рублей. Но что такое 64 000, если мы, например, начинающий интернет-магазин, развивающийся на спонсорские средства? Это:

• Месячная стоимость аренды нашего небольшого склада.
• Четырехмесячная зарплата нашего курьера на полставки.
• Бюджет на рекламу в Яндекс.Директ.
• Проценты по кредиту, которые мы ежемесячно платим банку за любезно предоставленные средства на само наше открытие;
• Возможно это даже вся наша прибыль, если она у нас вообще есть на данный момент;

Мы хватаемся за голову и бросаем эту «тухлую» и «дорогую» затею, обещая вернуться к ней, когда накопим денег и станем чуть побольше. Сейчас же наши спонсоры нас не поймут.

Но давайте взглянем на ситуацию по-другому и продолжим собирать анамнез для расчета.

Сколько у нас получает Танечка? Допустим, она, как добросовестный сотрудник, ходит на работу каждый день. Она не болеет, не курит, не сидит в соцсетях и честно отрабатывает положенные ей 8 рабочих часов на благо нашего маленького магазина. Таким образом, в месяц Танечка отрабатывает 22 рабочих дня, что в целом составляет 176 рабочих часов. За это мы платим ей ежемесячно оклад в 32 000 рублей.

Нам осталось узнать, сколько драгоценного времени уходит у Танечки на ежемесячную рутину по вбиванию товаров в 1С. Как это сделать? Очень просто. Давайте принесем Танечке накладную от поставщика и попросим оприходовать указанный в ней товар «прямо сейчас», сядем рядом с ней и засечем время, которое потребуется ей для полного выполнения этой нехитрой операции.

Допустим, она справилась с этим за 7 минут. На всякий случай прибавим к этому времени еще 2 минуты на разные форс-мажоры, которые будут отвлекать Танечку без вашего присутствия рядом с ней. Дальше мы говорим ей «спасибо» и просим посчитать количество накладных, которые она оформила за полный предыдущий месяц. Так мы узнаем, сколько времени в месяц Танечка тратит на обезьянью работу: нам просто нужно умножить время оформления одной накладной на их ежемесячное количество. Для получения усредненных данных мы можем взять общее количество накладных за крайний квартал или за полгода и поделить их на три или шесть соответственно.

К примеру, мы получили 440 накладных ежемесячно. Умножаем 440 на 9 и получаем 3960 минут. Поделив их на 60 узнаем, что 66 часов каждый месяц наша Таня тупо вбивает накладные в базу.

Что мы имеем в сухом остатке:

• 176 часов отрабатывает Таня в месяц;
• Из них она тратит 66 часов на оприходование товара в базу;
• При этом мы платим ей 32 000 рублей.

Это все, что нам нужно знать для дальнейших расчетов. Приступим к ним.

Расчет потерь бизнеса и эффективности автоматизации

Сначала определим долю неэффективных рабочих часов Танечки, которые мы оплачиваем в числе прочих, включенных в ее рабочее время.

66 / 176 * 100 = 37,5% - столько времени, в процентах, уходит у Танечки на непродуктивную работу, которую мы вынужденно оплачиваем из бюджета организации.

Теперь, зная долю в процентах, мы можем легко вычислить, сколько денег уходит из оклада Танечки на покрытие ее труда по оформлению накладных.

32 000 * 37,5% = 12 000 рублей – эту сумму мы ежемесячно сливаем в трубу на рутинные действия, которые можно автоматизировать.

А давайте узнаем годовые потери организации?

12 000 * 12 = 144 000 рублей – переплачивает бизнес за неэффективно выстроенные процессы при оформлении закупок.

Интересно, сколько сэкономит бизнес за год, если автоматизирует данный участок работы? Это легко посчитать, сравнив потери от деятельности Танечки со стоимостью внедрения автоматизированного решения и посчитав разницу между ними.

144 000 – 64 000 = 80 000 рублей – деньги, которые останутся в организации в результате автоматизации в первый год внедрения. В последующие годы мы сэкономим еще больше, т.к. стоимость внедрения уже не будет включена в наши расходы.

Теперь давайте покажем бизнесу срок окупаемости решения. Поделим стоимость внедрения на ежемесячную переплату Танечке и округлим до целого числа в большую сторону.

64 000 / 12 000 = 6 месяцев – срок, через который затраты на приобретение решения выйдут в ноль и начнется получение чистого дохода.

Узнаем, сколько свободных часов появится у Танечки в год на более полезную работу.

66 * 12 = 792 часов – это 4,5 месяца свободного времени. Кажется, мы сможем нанять Танечку на полставки, если захотим того!

А теперь ключевой показатель эффективности нашего решения, опираясь на который, мы сможем достоверно сказать насколько, в процентном выражении, наши вложения окупят себя или будут убыточными для компании.

Поделим годовую экономию на годовую сумму потерь и умножим результат на 100%.

80 000 / 144 000 * 100 = 56% - показатель, с которым мы можем прийти к инвестору и заявить, что на рубль вложенных средств сейчас, через год ты получишь 56 рублей!

Давайте теперь соберем все данные в одну таблицу и увидим результат:

Вы можете самостоятельно применить этот метод расчета к своему случаю. Теперь вы достоверно знаете, как это сделать.

Здесь я прикладываю файл эксель с приведенным расчетом. Скачивайте его себе и пользуйтесь на здоровье. Делайте замеры и считайте эффективность автоматизации – быстро и достоверно! Показывайте расчеты инвесторам и получайте финансирование на проекты по 1С.

Расчет выгоды от автоматизации 1С.xlsx

Данный метод расчета универсален, он подойдет к любому участку автоматизации и виду деятельности. Все что вам нужно сделать – это посчитать объем затрачиваемых ресурсов в деньгах и в часах на ручной труд, который вы хотите автоматизировать с помощью внедряемых технологий.

Другими словами вы должны:

1. Знать материальную мотивацию персонала, который участвует в ручных процессах.
2. Замерить время выполнения этих процессов всеми его участниками.
3. Знать общее время занятости персонала согласно штатному расписанию.
4. Привести все исходные данные к общему временному знаменателю. Удобнее всего брать данные за месяц или усредненные данные за квартал или полугодие, если они меняются во времени.

Или идете с готовым расчетом к вашим спонсорам

Затем вы заносите замеренные вами и уже известные сведения в таблицу эксель и принимаете единственно верное решение о необходимости автоматизации.

Бонус

Я подготовил для вас таблицу с наиболее часто встречающимися рутинными операциями в бизнесе, которые подлежат автоматизации. Вам даже не надо ничего мерить. Просто используйте их в расчетах эффективности: